Q8

Codice Etico Q8

Il lavoro in Q8

1) Canali informativi

In ambito aziendale dovranno essere raccolte e portate a conoscenza dell'Organismo di Controllo eventuali segnalazioni relative alla commissione di reati nell'ambito delle attività aziendali o comunque a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate dall'azienda. L'Organismo di Controllo valuterà le segnalazioni ricevute a sua ragionevole discrezione ed agirà in modo da garantire gli autori della segnalazione da qualunque forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

2) Condotta personale
Il Principio del rispetto per l'individuo è concretizzato in Kupit nella massima considerazione per la "privacy" e la dignità di ogni singolo dipendente.

Kupit dal canto suo è nota per la sua trasparenza nella conduzione degli affari.

Questa immagine, conquistata con tanto impegno, non è però mai data per scontata. Essa si fonda sulle azioni di ogni singolo dipendente, in conformità alle leggi ed ai regolamenti nonché al rigoroso rispetto delle procedure interne. Queste ultime non solo costituiscono le norme che l'azienda fissa per il corretto svolgimento della propria attività ma anche un insostituibile strumento per allontanare qualunque rischio di violazione di legge, anche involontario, nell'ambito delle proprie prestazioni professionali. Non è esagerato sostenere che l'integrità e l'immagine di Kupit sono nelle mani dei suoi dipendenti. E quindi, se il comportamento di un dipendente, venisse a ledere tali interessi di Kupit, l' intervento dell' azienda diventerebbe doveroso.

In tal senso, Kupit potrà adottare in linea con il CCNL provvedimenti disciplinari nei confronti di quei dipendenti che risultassero essersi comportati in modo comunque in contrasto con l'etica aziendale, risultante dal complesso delle indicazioni contenute in questo documento e nelle procedure interne.

3) Ambiente di lavoro
Kupit si sforza di assicurare al proprio personale un ambiente di lavoro sano, sicuro ed efficiente.

Anche l'atmosfera di lavoro all'interno dell'azienda deve essere priva di discriminazioni riguardanti razza, religione, sesso, opinioni politiche e sindacali, inclinazioni sessuali, età, origine, handicap o altri fattori, che nulla hanno a che vedere con le prestazioni lavorative del personale.

Kupit non potrà tollerare alcun comportamento, azione o commento sul posto di lavoro che possa creare un clima di intimidazione o comunque offendere.

Per coloro che ritenessero di essere vittime di questo genere di comportamento, sono a disposizione i canali di cui sopra è fatto cenno per portare questi problemi all'attenzione dell'azienda.

Qualsiasi denuncia da parte di dipendenti relativa ad uno dei suddetti comportamenti verrà presa immediatamente in considerazione. Kupit non tollererà alcun atteggiamento intimidatorio o discriminante e adotterà misure disciplinari adeguate nei confronti di coloro che assumessero tali atteggiamenti o abusassero della propria posizione di autorità all'interno dell'azienda.

Altri comportamenti vietati in quanto avrebbero un impatto negativo sull'ambiente di lavoro sono, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti:

  • minacce;
     
  • comportamenti violenti;
     
  • possesso di armi di qualunque tipo;
     
  • uso di registratori, inclusi videotelefoni o macchine fotografiche per scopi diversi da quelli approvati dal manager;
     
  • uso, distribuzione, vendita o possesso di droghe o altre sostanze stupefacenti, che non abbiano ad essere assunte per ragioni mediche.
     

Inoltre, il lavoratore non deve restare nei locali Kupit o in un ambiente lavorativo Kupit se è sotto l'influenza di droghe o di altre sostanze stupefacenti, assunte non per uso medico, o di bevande alcoliche.

Le stesse regole qui indicate dovranno essere applicate e seguite anche in tutti i luoghi di proprietà Kupit - affidati a soggetti terzi a qualunque titolo, come locazione, affitto di azienda o comodato - ove si svolgano a titolo prevalente attività di vendita di prodotti commercializzati con i marchi Kupit.

4) Privacy del personale
Kupit tratta le informazioni personali che si riferiscono ai suoi dipendenti, incluse le retribuzioni, i benefits e le informazioni sanitarie nel pieno rispetto delle disposizioni previste dal D.lvo n.196/03 . Poiché Kupit è un'organizzazione con precisi processi interni, strutture manageriali e tecnologie che possono superare i confini nazionali, il dipendente prende atto del fatto che, per svolgere dette attività, essa - nel rispetto della legge - può trattare le sue informazioni personali.

Kupit opererà nell' intento di proteggere, secondo gli standard più elevati, le informazioni personali comunque e da chiunque siano trattate.

A titolo di esempio, l'accesso alle informazioni personali dei dipendenti è limitato solo a coloro che necessitano di conoscerle per lo svolgimento della propria attività lavorativa.

I dati personali sono trasmessi a terzi solo con il consenso del dipendente. I dipendenti che hanno accesso alle informazioni personali devono assicurarsi che tali informazioni non siano divulgate in violazione alle policies o alle prassi aziendali Kupit.

Dati e beni personali, messaggi o informazioni che il dipendente considera essere personali non devono essere conservati presso il posto di lavoro, ad esempio, nei sistemi, inclusi quelli telefonici, nei files elettronici, sulle scrivanie, negli armadietti o, in genere, negli uffici. Il management Kupit ha il diritto di accedere a tali aree. Inoltre, al fine di proteggere i propri dipendenti e beni, Kupit ha la facoltà di controllare le proprietà personali dei dipendenti, con il consenso degli stessi, incluse valigette e borse, che si trovino in sedi Kupit, ovvero che siano appena state rimosse dalle stesse. Kupit si aspetta che il dipendente cooperi per permettere lo svolgimento di dette attività. Nessun dipendente può accedere alla postazione di lavoro di un proprio collega, inclusi i suoi files elettronici, senza il preventivo consenso del collega titolare del posto di lavoro .

5) Protezione del patrimonio di Kupit
Il patrimonio di Kupit è costituito da una grande varietà di beni materiali - mobili od immobili - molti dei quali di grandissimo valore per il mantenimento della sua competitività e del suo successo; è altresì formato da beni immateriali, anch' essi di grande importanza..

Essi, quindi, non comprendono soltanto beni fisici ma anche preziose informazioni di proprietà esclusiva. Queste possono rappresentare oggetto di tutela della proprietà intellettuale.

Essi comprendono inoltre dati riservati affidati ai dipendenti per lo svolgimento del loro lavoro. La protezione di tutti questi beni è essenziale. La loro perdita, furto o uso improprio potrebbe pregiudicare il futuro di Kupit.

E' responsabilità di ciascun dipendente Kupit proteggere non solo i beni che gli sono affidati, ma anche contribuire alla protezione del patrimonio dell'azienda in generale. A questo scopo, sono particolarmente importanti la conoscenza ed il rispetto delle procedure di sicurezza.

Ogni dipendente deve essere attento a qualsiasi situazione che potrebbe condurre alla perdita, al furto o all' uso improprio di beni kupit, e denunciare tali situazioni ai responsabili della Sicurezza o al proprio superiore non appena ne venga a conoscenza.

I paragrafi che seguono forniscono ulteriori dettagli su questo argomento.

Beni Kupit
I locali, le attrezzature, i sistemi, i beni di Kupit possono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento delle attività dell'azienda o per scopi autorizzati dal management.

Sistemi informativi interni Kupit
Per lo svolgimento delle attività di Kupit, oggi ci si affida sempre più ai sistemi informativi e ai mezzi di comunicazione interni i quali devono essere utilizzati in modo appropriato.

Come tutti gli altri beni Kupit, anche questi sistemi e le informazioni che essi rendono disponibili mediante una vasta gamma di data base possono essere utilizzati esclusivamente per svolgere attività aziendali, o quelle attività diverse che siano espressamente approvate dal management. E' inappropriato, per esempio, utilizzare i sistemi Kupit per navigare su Internet per scopi non attinenti la propria attività professionale. E' inoltre inappropriato utilizzare gli stessi in modo che interferiscano sulla produttività del dipendente ovvero di terzi. Il loro uso non autorizzato, indipendentemente dal fatto che provochi o meno un vantaggio personale, è da considerare come appropriazione illegittima di beni Kupit. Pertanto, chi ne fa uso deve assicurarsi di essere autorizzato e di farne un uso corretto.

Informazioni di proprietà esclusiva
Le informazioni di proprietà esclusiva sono quelle informazioni che sono proprietà di Kupit. Non tutte le informazioni di proprietà esclusiva di Kupit sono informazioni riservate e potrebbero essere coperte da brevetti o altri diritti di proprietà intellettuale. Tali informazioni comprendono piani gestionali, finanziari, commerciali e di assistenza connessi con i prodotti; sono inoltre compresi i dati relativi al personale e alle retribuzioni. Le informazioni di proprietà esclusiva comprendono inoltre progetti, know-how e processi tecnici e di produzione, piani commerciali e di produzione con fornitori esterni e società partecipate e numerosi data base interni, oltre al materiale protetto da diritti d'autore di terzi (copyright), come ad esempio il software in uso presso Kupit.

Molte di queste informazioni rappresentano il prodotto delle idee e del lavoro di molte persone e hanno richiesto consistenti investimenti in pianificazione, ricerca e sviluppo. Queste particolari informazioni permettono a Kupit di ricevere vantaggi e di essere competitiva sul mercato; qualora i concorrenti venissero a conoscenza di dette informazioni, ciò potrebbe arrecare danno a Kupit.

Il valore di queste informazioni di proprietà esclusiva è oggi ben noto, oltre che alla concorrenza, anche ad altri interessati al settore petrolifero, tra cui analisti di borsa, operatori finanziari, rappresentanti della stampa, consulenti. La comunicazione di informazioni di proprietà esclusiva a queste persone, e l'uso improprio che costoro possono farne può causare gravi danni a Kupit. Una fuga di notizie riguardo ad un prodotto non ancora annunciato o ad una scelta aziendale non ancora operativa può, per esempio, avvantaggiare altre società nella messa a punto di un prodotto concorrente, così come la diffusione non autorizzata di informazioni sulla riorganizzazione della società può influenzare negativamente il morale dei dipendenti o addirittura rappresentare un intralcio nella realizzazione degli obiettivi della società.

E' probabile che dipendenti Kupit abbiano accesso ad informazioni o proprietà intellettuali che l'azienda considera di proprietà esclusiva. Al tempo stesso, dato l'interesse crescente al mercato e la natura sempre più competitiva del settore, le probabilità di contatti con chi desidera acquisire tali informazioni sono più numerose che mai.

E' molto importante, pertanto, sapere che non si dovranno utilizzare o rivelare informazioni di proprietà esclusiva se non su espressa autorizzazione del management di Kupit e prendere idonei provvedimenti per prevenire la perdita o la diffusione, anche casuale, di tali informazioni.

Rivelazioni involontarie
Il dipendente deve fare attenzione a non rivelare involontariamente informazioni riservate.

Per evitare rivelazioni involontarie, è necessario astenersi dal discutere con persone non autorizzate informazioni che non siano state rese pubbliche dall' azienda.

Inoltre non si devono utilizzare le informazioni riservate, neppure con persone autorizzate appartenenti a Kupit in presenza di terzi o in luogo pubblico (come nel caso di un ricevimento, di un' esposizione commerciale o in aereo). Questo vale anche per le conversazioni con familiari o amici che, innocentemente o inavvertitamente, potrebbero passare le informazioni a qualcun altro.

Infine, è bene ricordare che le fughe di informazioni possono cominciare con le più insignificanti rivelazioni, poichè elementi di informazioni possono essere integrati con altri ottenuti da fonti diverse, fino a fornire un quadro abbastanza completo.

Richiesta di informazioni e contatti con la stampa e con terzi
Le attività di Kupit, come d' altronde di tutte le Compagnie petrolifere, sono seguite con particolare attenzione da giornalisti, consulenti e operatori finanziari. Solo i dipendenti autorizzati a tenere i contatti con queste persone dovranno fornire loro informazioni. Gli altri potranno indirizzarli alle seguenti funzioni aziendali:

  • giornalisti e consulenti: Direzione Risorse Umane e Relazioni Esterne.
     
  • operatori finanziari: Direzione Finanza e Planning.

Se un legale, un investigatore o un pubblico ufficiale - ivi compresi gli Ufficiali di Polizia Giudiziaria - chiede ad un dipendente Kupit di ottenere informazioni, di tale richiesta dovrà essere informata la Direzione Legale. Il diretto superiore potrà risolvere eventuali dubbi circa il settore al quale va indirizzata la persona che desidera avere informazioni.

Obblighi relativi alla rivelazione ed all'uso delle informazioni riservate
Uno degli obblighi dei dipendenti Kupit è di non rivelare a persone esterne all' azienda alcuna informazione riservata Kupit. Un altro è di utilizzare queste informazioni solo nello svolgimento delle attività dell'azienda. Questo vale indipendentemente da chi abbia sviluppato i dati cui queste informazioni si riferiscono.

Diritti di Proprietà Intellettuale di Kupit
Chiunque si trovi a ricoprire una mansione manageriale, tecnica, di progettazione, di pianificazione prodotti, di programmazione, scientifica o qualsiasi altra mansione professionale, cede a Kupit i diritti su ogni risultato della propria attività professionale, ovvero su eventuale nuova idea, invenzione, programma per elaboratori ovvero sviluppo di idea già conosciuta che possa aver sviluppato, se questa rientra nella sfera delle attività presenti o future dell' azienda, oppure se sono scaturite dalla attività in Kupit o se sono state da essa suggerite. In conformità alla legge tale principio è applicato senza tener conto di dove e quando ( se durante o al di fuori dell' orario di lavoro ), l' idea o invenzione sia stata creata e/o sviluppata. Tale creazione e/o sviluppo deve essere segnalato a Kupit, e la proprietà deve essere protetta come qualsiasi altra informazione di proprietà esclusiva dell' azienda. Se, tuttavia, il dipendente interessato ritiene che l' idea, l' invenzione non rientri nella sfera delle attività presenti o future dell' azienda, ovvero non sia scaturita né sia stata suggerita dalla propria attività all' interno della Società, può rivolgersi alla Direzione Legale.

Per tutto il periodo durante il quale resta alle dipendenze di Kupit, ogni dipendente che ha intenzione di richiedere un brevetto può rivolgersi alla Direzione Legale. Ogni dipendente deve fornire alla Direzione Legale copia di qualsiasi brevetto da lui ottenuto o richiesto per ogni idea, creazione o invenzione sviluppata nel corso del rapporto di lavoro, delle mansioni a lui affidate ed attinente le attività aziendali.

Quando si lascia Kupit
Quando si lascia Kupit per qualsiasi motivo, compreso il pensionamento, bisogna restituire tutto il materiale di proprietà della società, inclusi documenti e supporti informatici contenenti informazioni di proprietà esclusiva Kupit; non si possono divulgare nè si può fare uso improprio delle informazioni riservate Kupit. Gli sviluppi considerati "proprietà intellettuale" effettuati da un dipendente durante il rapporto di lavoro, ovvero il frutto dell' attività professionale, continueranno a rimanere proprietà di Kupit anche dopo che questi abbia lasciato l' azienda.

Azioni legali
Kupit intende salvaguardare il proprio patrimonio, se necessario anche intraprendendo azioni legali contro tutte le persone coinvolte, in quanto lo considera di estremo valore per i propri interessi.

6) Registrazione e diffusione delle informazioni
Le informazioni devono essere registrate e diffuse non solo in modo accurato ma anche corretto.

Ogni dipendente registra informazioni di vario tipo o le diffonde nell' azienda. Alcuni esempi sono costituiti dalla registrazione delle ore lavorative effettuate, dal tecnico che compila un rapporto, dal dipendente che compila un elenco di prodotti venduti, dall'analista finanziario che registra ricavi e costi, dal ricercatore che prepara una relazione sulle ricerche svolte, dal tecnico di manutenzione che compila un rapporto di intervento.

Anche le note spese sono documenti importanti. I dipendenti hanno diritto al rimborso delle spese, ma solo se tali spese sono state effettivamente sostenute. Chiedere il rimborso per un pranzo non consumato, chilometri non percorsi o biglietti aerei non utilizzati o altre spese non sostenute è illecito e vietato.

In conformità alle norme in materia fiscale, Kupit è tenuta a conservare i registri dai quali si evincano tutte le operazioni della stessa. E' essenziale che tali registri siano tenuti accuratamente, anche indipendentemente dal fatto che la legge lo richieda.

La diffusione di informazioni non veritiere all' interno di Kupit, per esempio al management ovvero ai revisori od agli auditors durante le investigazioni interne, è vietata. Così come è vietata la diffusione di informazioni non veritiere all' esterno dell'azienda. Tale comportamento non comprende solamente la diffusione di informazioni inesatte, ma anche l' organizzazione delle stesse in modo tale da confondere o ingannare chi le riceve. Si dovrà prestare particolare attenzione a non fornire informazioni false o fuorvianti nei rapporti finanziari destinati all' esterno, nei rapporti sul controllo ambientale, nei vari documenti presentati ad enti pubblici o conservati per adempiere a disposizioni di legge, nei rapporti sullo stato dei contratti. Si dovrà inoltre prestare particolare attenzione nel caso di dati relativi a forniture di beni e servizi a clienti pubblici.

Inoltre, i soggetti tenuti alla redazione del bilancio e quelli che, più in generale, partecipano alla sua formazione sono tenuti ad esporre con chiarezza i parametri di valutazione seguiti, fornendo ogni eventuale informazione complementare, nonché a fornire ogni e più ampia collaborazione nello svolgimento delle attività di controllo di competenza dei soci, degli altri organi sociali o delle società di revisione.

Analoghi principi di chiarezza e correttezza devono, infine, essere seguiti in tutte le comunicazioni imposte o, comunque, previste dalla legge e dirette ai Soci, al pubblico o alle Autorità, affinché le stesse contengano informazioni chiare, precise, veritiere e complete.

7) Registrazione delle azioni e operazioni Kupit
Tutte le azioni e le operazioni della società devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all'effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell'operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l'operazione stessa.